Advanced Workflow
Automatiserer fakturahåndtering
Advanced Workflow er et fakturahåndteringsverktøy utviklet av Vismaselskapet Compello. Det er en tilleggstjeneste til Visma Software's Cloud ERP-systemer Visma Net og Business NXT.
Advanced Workflow kan hjelpe kunder med å oppnåen høy grad av automatisert fakturahåndtering. Her får kundene muligheten til å sette fakturaene på autopilot som gir en opplevelse av sømløs håndtering av👇🏼
- internasjonale fakturaer
- feilfri PO-matching
- referansesjekk
- tilpasset arbeidsflyt designet for kundenes behov
Dette vil for mange kunder oppleves som en banebrytende løsning som via fakturamottaket vil sikre 99,6 % nøyaktighet i automatisert fakturaavlesning. Her får også kundene tilgang til multiklient og et splitter nytt og dynamisk dashboard som gir kunden full kontroll og innsikt i hele fakturaprosessen.
Funksjonalitet utover standard
Dashboard
Advanced Workflow har et moderne dashboard som gir deg sanntidsvisning av fakturaer til godkjenning, forfall og behandlingstid. Det viser også automatiseringsgraden og utestående fordringer.
Fakturamottak
Advanced Workflow Fakturamottak effektiviserer mottak av fakturaer fra ulike kilder, kombinerer papir-, e-post- og elektroniske fakturaer i én flyt. Viktig finansiell info, som fakturanummer, datoer, beløp og leverandørdetaljer, kobles til relevante kostnadsbærere med forhåndsdefinerte referanser.
E-postfakturaer konverteres til EHF og sendes gjennom samme kanal. Manuell import bruker Visma SmartScan. Med multiklient kan du jobbe på tvers av alle klienter og ERP-systemer samtidig, alt i ett skjermbilde.
Automatisk PO-matching
Advanced Workflow forenkler fakturabehandlingen med sitt automatiske PO-matching system. Det importerer innkjøpsordrer og varemottak fra ERP-systemet, sammenligner ordrenumre på fakturaer mot innkjøpsordrer for nøyaktig match.
Elektroniske fakturaer matches detaljert på varelinjenivå, mens manglende informasjon matches på totalbeløpet. Avvik håndteres manuelt for nøyaktig matching, noe som effektiviserer arbeidsflyten for salgspartnere.
Referansesjekk
Advanced Workflow referansesjekk kobler fakturainformasjon til riktig kostnadsbærer ved å sammenligne fakturateksten med en liste over referanser.
Disse kan inkludere PO-nummer, prosjektnummer, ansattnavn med flere. Det øker treffraten for automatisk matching, reduserer manuelt arbeid og gir høyere automatisering. Kunden kan importere referanseverdier fra Advanced Workflow, ERP eller andre databaser og opprette regler basert på dem for å automatisere fakturabehandlingen.
Autokontering
Autokontering henter manuelt konteringer fra posteringslinjen. Den bruker smart teknologi, AI og historikk for effektiv bilaghåndtering.
En konsulent kan sette opp funksjonen for alle eller bestemte klienter. Systemet foreslår automatisk konto koder basert på tidligere data, som brukerne kan akseptere eller avvise. Dette kraftige verktøyet forenkler regnskapsprosessen for repetitive fakturaer, håndterer store mengder økonomisk informasjon nøyaktig og effektivt.
AI
Advanced Workflow bruker AI (kunstig intelligens) som en av mange teknologier for å øke automatiseringsgraden til kundene. Vi jobber kontinuerlig med å holde oss oppdatert på AI som verktøy, og implementerer dette i funksjonalitet og tjenesten der vi ser verdien.
Skreddersøm 🪡🧵
Med Advanced Workflow tilpasses arbeidslisten og konteringen etter kundens behov. Vi justerer kolonneinformasjon og feltterminologi for bedriftens terminologi. Fakturainformasjon tilpasses for riktig import, og vi forenkler grensesnittet og reduserer feilrisiko. Godkjenningsflyten automatiseres basert på kriterier som beløp og avdeling. Vi kan også legge til egne sjekker på fakturaer før de kommer inn i systemet. For eksempel sorterte vi vareleveranser basert på leveringsadressen på fakturaen og inkluderte referansesjekk i prosessen.
Utenlandske fakturaer 🌏
Uansett hvilket land fakturaer kommer fra, eller hvilket format de har, kan Advanced Workflow tolke det. Ved egnelandprofiler, vet vi hvilken informasjon som er viktig på hver faktura, og tolker frem dette uavhengig av språk og format med en nøyaktighet på 99,6%.
Oppsummert
- Tjenesten har lang fartstid (over 25 år) med godt etablert ekspertise
- Helhetlig og komplett system som eies av Visma
- Med samme eierskap vil Advanced Workflow som tilleggstjeneste være et rimeligere alternativ for kundene enn konkurrerende produkter
- Ny mobilapp i 2024
- Advanced Workflow er tilgjengelig på Visma Home skjerm og er integrert mot Visma Connect og Visma Approval
- God supportering av partnere med kort responstid
- 100% skybasert løsning
- Systemet kan gjøre avansert analyse av regnskapet som ligger i Visma Net og Business NXT, slik at historisk regnskap som ligger der kan brukes til å automatisk foreslå nye regler
- Funksjonalitet som multiklient, referansesjekk, PO-matching og autokontering
- Automatisering fra start: Advanced Workflow analyserer de 18 siste månedene av regnskapet og oppretter regler for automatisering basert på dette.
- Når kunder bruker Advanced Workflow, har de to alternativer for fakturagodkjenning: enten ved å bruke Visma Approval eller Compello sin mobilapp.
Vi gjennomførte overgang til Visma Payroll og Visma Expense i løpet av noen få uker høsten 2022. Med god oppfølging og stødig veiledning fra Jens Erik Mjølnerød i Columbi gikk overgangen nærmest problemfritt og vi har i dag et intuitivt og svært godt system for både reiser/utlegg og utbetaling av lønn. Våre medarbeidere gir tilbakemeldinger om enkel føring i Expense og smidig tilgang til lønnslipper. Løsningen er dermed svært god i hele verdikjeden fra medarbeider, via leder for godkjenning til lønningsansvarlig
Jets Vacuum AS
Tusen takk for riktig god hjelp så langt med å hjelpe oss over i Visma Payroll og Expense. Vi har ikke fått tilbakemeldinger om noen feil på lønn etter at vi kjørte første lønn, og alle som har begynt bruke Expense er veldig fornøyd med dette systemet. Vi opplever måten du har ivaretatt oss på i denne prosessen som veldig bra og du har fulgt oss opp på en god måte som har trygget oss. Det var også dette vi håpet på og derfor vi valgte dere i utgangspunktet som leverandør.
Hoff SA
"Oslo Flaggfabrikk AS har gjennom flere år brukt Visma Business som regnskapssytem. Det er fleksibelt og brukervennlig system som følger med i tiden. I det senere har vi også supplert med Visma.net Payroll og OneStop Reporting. OneStop Reporting har en automatisert løsning som gir en unik innsikt i regnskapet, slik at man til enhver tid har full kontroll. Samtidig vil vi også skryte av Columbi Micro som leverer Visma produktene til oss, de er alltid på og holder oss oppdatert med siste nytt. Vi har et godt samarbeid, og de har en support avdeling som alltid er tilstede og bistår når det trengs"
Kundesitat Visma Business Flaggfabrikk
"Vi i Norwegian Hospitality Group er som såkalt et multibrand selskap - en svært kompleks og dynamisk virksomhet hvor mange ulike omsetnings- og kostnadsstrømmer fra ulike systemplattformer, som skal møtes i Visma Business. I møte med våre behov og promblemstillinger knyttet til Visma Business har vi en løpende dialog gående med Columbi Micro og vår relasjon til Columbi oppleves som særdeles verdifull. De er superenkle å komme i kontakt med og vi forholder oss direkte til mennesker. Responsen kommer raskt, de setter seg kjapt inn i problemstillinger (også ukjente problemstillinger) og løsningsforslagene er alltid konstruktive og konkrete. Som konsulenter er Columbi Micro et godt eksempel på at man får god verdi for pengene. Vi setter stor pris på Columbi Micro som vårt kontaktpunkt inn i Visma Business og vi har ingen intensjon om å gjøre noe annet enn å videreutvikle denne relasjonen"
Kundesitat Visma Business NHG
"Vi i Norwegian Hospitality Group er som såkalt et multibrand selskap - en svært kompleks og dynamisk virksomhet hvor mange ulike omsetnings- og kostnadsstrømmer fra ulike systemplattformer, som skal møtes i Visma Business. I møte med våre behov og promblemstillinger knyttet til Visma Business har vi en løpende dialog gående med Columbi Micro og vår relasjon til Columbi oppleves som særdeles verdifull. De er superenkle å komme i kontakt med og vi forholder oss direkte til mennesker. Responsen kommer raskt, de setter seg kjapt inn i problemstillinger (også ukjente problemstillinger) og løsningsforslagene er alltid konstruktive og konkrete. Som konsulenter er Columbi Micro et godt eksempel på at man får god verdi for pengene. Vi setter stor pris på Columbi Micro som vårt kontaktpunkt inn i Visma Business og vi har ingen intensjon om å gjøre noe annet enn å videreutvikle denne relasjonen"
Norwegian Hospitality Group
