Spørsmål og svar

Å opprette og å sende faktura på et salg kan gjøres på flere måter i Visma.net ERP.

‍

Fra leveransen:

Gå til salg i menyen – velg den leveransen som skal faktureres – behandlinger – klargjør faktura (sendes til utgående fakturaskjermbildet)

‍

‍

‍

Under behandlinger på den nye fakturaen som er opprettet kan man oppdatere bilaget, sende den via AutoInvoice, evt. direkte via e-post.

(Bilaget er oppdatert og AutoInvoice er ikke aktivert i denne demoklienten derfor grået ut)

‍

Fra behandle ordre/behandle leveranser:

Gå til salg i menyen – velg behandle ordrer/behandle leveranser – behandling klargjør faktura – behandle alle/velg de du skal klargjøre - da blir de opprettet og klar til viderebehandling i utgående faktura (Her blir du ikke sendt til skjermbildet inngående faktura automatisk).  

Videre kan de enten sendes individuelt via skjermbildet utgående faktura som forklart over, eller samlet i skriv ut faktura under kundereskontro.

‍

I skriv ut faktura kan de oppdaterte fakturaene behandles manuelt, eller sette på automatikk som gjør at de sendes på fakturadato med utsendelsesmetoden man har satt på fakturaen, via AutoInvoice/e-post/utskrift. Automatikk settes opp ved hjelp av klokke-ikonet.

Ved manuell behandling velges det først hvilken behandling man vil utføre og behandle disse som er markert med den utsendelsesmetoden.

‍

Ofte kan det stå igjen små beløp i åpen postliste som man gjerne skulle ryddet opp. I Visma Business finnes det en rutine under Åpen postliste for å Avskrive betalinger.

Sjekk at følgende forutsetninger er på plass før rutinen kjøres.

Gå inn på Bedriftsparameter | Administrasjon | Logistikk | Kunder/leverandør

Viderefakturering i Columbi portal er ment for å fakturere en leverandørfaktura ut til en kunde. Dette er en tilleggstjeneste til vår fakturamodul.  

‍

Vi klikker derfor på faktura, velger utgående faktura\hent fakturagrunnlag for viderefakturering\hent nyeste grunnlag. De nyeste fakturaene som tilfredsstiller kriteriene for viderefakturering blir da hentet.

‍

Vi kan da enten velge rett kunde direkte i visningen og overføre faktura,

‍

Eller klikke inn på fakturaen og editere.

‍

Når grunnlaget er oppdatert så synkroniserer vi fakturaene.

Får du beskjed om at en bunt er låst? Dette klarer du fint å «låse opp» selv.

Menyvalg - Verktøy - Administrator - Rutiner

Trykk på plusstegnet foran «Status». Velg «jobbstatus».

Oppe i høyre hjørnet er der en knapp «»Vis tabell låser». Se pil i bildet under.

‍

I bildet som kommer opp vil bunten (eller ordre eller andrerutiner som er låst komme opp)
Merk linjen som skal låses opp/slettes. (Merk helt fremme i kanten på linjenummer slik at linjen blir mørk)

Trykk på knappen «Slett markerte linjer» (Svar JA til sletting)

Leveranse kan opprettes på flere måter i Visma.net ERP.

‍

Fra salgsordren:

Salgsordren som skal leveres - behandlinger – opprett leveranse – spesifiser leveransedato og lagersted  – lagre – evt. bekreft leveranse under behandlinger for å ferdigstille leveransen. Dette gjøres under behandlinger og bekreft leveranse.

‍

‍

Samle opprettelse - behandle ordrer:

Velg behandling opprett leveranse – velg forsendelsesdato (alt tom dato vil komme opp i lista)– velg de som skal opprettes – behandle/behandle alle

Nå opprettes disse slik at du kan se hver og en i skjermbildet leveranser.

‍

Fra leveranse:

Leveranser – opprett ny ved å klikke på + - velg kunde – velg lagersted – legg til ordre under dokumenter – velg ordren som skal leveres – huk av – legg til og lukk – lagre.

‍

‍

‍

Nå kan du skrive ut plukkliste under behandlinger, evt. Pakkseddel og proformafaktura under rapporter

‍

Du kan også legge til flere ordre på en leveranse. Da velger du "legg til ordre" igjen i leveransen.

For å gi tilgang til Visma.net Financials til revisor, så må dette registreres i Admin. Gå til Admin - brukerstøtte - revisorer. Klikk på opprett revisor her for å legge til en ny revisor.

‍

Her må du legge inn e-post, navn, og hvor lenge han/hun skal ha tilgang. Hvis revisoren ikke er registrert i Visma fra før så må det sendes inn et skjema til Visma for det. Den beskjeden dukker opp om det skulle være tilfelle, da er det bare å fylle ut skjemaet. Etter et par dager så er revisoren lagt inn og du kan gi tilgang her. Da opprettes revisor på samme måte og man kan lagre. Da vil revisor få innsyn i regnskapet.

‍

Gå til leverandørreskontro - inngående faktura.

‍

Velg den leverandørfakturaen det skal registreres en manuell betaling på.

‍

Trykk deretter på behandlinger og velg manuell betaling. Du blir nå sendt til skjermbildet leverandørbetalinger.

‍

Legg inn betalt beløp om det ikke stemmer med fakturert beløp.

Her må du endre til betalingsmetode 4 som er kontant eller manuell betaling.

Påse at alt stemmer, huk av "på vent" og oppdater bilaget.

For å få sendt faktura på et salg må leveransen være bekreftet. For å gjøre dette kan du gå til leveransen det gjelder – behandlinger – bekreft leveranse.

(Husk at når du bekrefter leveransen kan du ikke gjøre flere endringer på denne leveransen)

Du kan videre klargjøre faktura.

‍

‍

Det er også mulig å bekrefte flere leveranser samtidig under salg – behandling – behandle leveranser – under behandling velg bekreft leveranse – velg de som skal bekreftes (huk av til venstre) – behandle/behandle alle.

‍

‍

I dette skjermbildet kan du også blant annet klargjøre faktura på de som er bekreftet, skrive ut plukklister og pakksedler.

‍

Ved hjelp av Ctrl + U (Hent frem) og Ctrl + H (Skjul) har man mulighet til å hente frem kolonner/felter man ønsker å benytte, evt skjule de man ikke vil ha åpne.

Evt kan man benytte Design menyen og valgene Hent frem og Skjul

Feltene som ligger til venstre i tabellen kan markeres og klikke ok for å flytte feltet over til vindu man står i.

Standard er at innsatte kolonner settes til venstre for den kolonnen som var markert når man valgte å hente frem. Alternativt kan man huke av på Innsett til høyre før ok om man ønsker å sette feltet til høyre.

Krysset for «Kontrollkolonner» gir tilgang til flere kolonner enn man ser som standard. Kolonner som kan ha bruk for er for eksempel «Endret av bruker», «Endret dato» «Endret kl» og «Prosessnr»

Kunder som har «evigvarende» bilagsnummer serier trenger ikke om å gjøre det vi beskriver her.

Kunder som har «bilagsnummer serie» per år, må følge instruksjonene under.

‍

1. Finn frem meny punktet «Bilagsgruppe» under «Bilagsart». Gå inn på «Grunndata» og «vedlikehold  registre» for finne frem «Bilagsgruppe». I eksempelet under så finner du menypunktet «Bilagsart» under menypunktet «kostnadsbærere».

(Hvis du ikke bruker kostnadsbærere som avdeling, prosjekt etc., så finner du «bilagsart» som et eget menypunkt).

For å kunne åpne menypunktet, så trykker du på pluss-tegnet foran.

‍

‍

2. Få oversikt over hvilke bilagsnummer grupper du har aktivert. Trykk på F12 i det gule feltet rett bak teksten Bilagsnrgruppe.

‍

‍

Dobbeltklikk på den bilagsgruppen du vil se på/endre.

‍

‍

Sett inn 2013 i første ledige linje. Sett inn bilagsnummer du skal starte på i 2013 i kolonnen «første bil nr». Sett inn siste bilagsnummer i serien. I eksempelet over er bankbilag fra 9000 til 9999. I den siste kolonnen («siste tildelte bilagsnr) så skal du ikke sette inn noe. Trykk på lagre og du er klar for å gå videre på neste bilagsnummer serier. Repeter da fra toppen av denne siden.

Gå til inngående faktura under leverandørreskontro og velg den fakturaen som skal krediteres.

‍

Klikk på behandlinger og reverser. Nå vil en ny kreditnota bli opprettet.

‍

Her kan du evt. legge til en beskrivelse, endre beløp, og deretter oppdatere bilaget.

‍

For å matche faktura mot kreditnotaen klikk på behandlinger og manuelle betalinger. Du blir nå sendt til skjermbildet leverandørbetalinger.

‍

Trykk på + under dokumenter til matching og velg fakturaen som kreditnotaen skal matches mot.

‍

Oppdater dokumentet. Nå er faktura og kreditnota matchet, bokført, og avsluttet i regnskapet.

‍

Om en kreditnota allerede har blitt opprettet i systemet kan du gå direkte til skjermbildet leverandørbetalinger og velge kreditnota som dokumenttype og kreditnotaen som er opprettet finner du på bilagsnr. Under dokumenttype.

‍

Deretter følg de samme stegene som over for å matche kreditnota med faktura.

Du blir etterskuddsvis fakturert for antallet av aktive ansatte du har i løpet av måneden; en aktiv ansatt er en som er registrert i ansatteregisteret uten en sluttdato. Som vil si ansatte med et aktivt arbeidsforhold. Hvis du setter en sluttdato på en ansatt vil du ikke lenger bli fakturert for den ansatte.

Velger du abonnementene Payroll Start eller Payroll Pluss og aktiverer Expense, vil du også bli fakturert etterskuddsvis for per bruker i Expense. Når du fjerner rollene fra en bruker vil du ikke lenger bli fakturert.

Velger du Payroll Smart er alt inkludert i pakken og du blir etterskuddsvis fakturert for per ansatte; samme gjeldende vilkår som beskrevet ovenfor med aktiv ansatt.

1. Velg oppgaven Kartotek - Firmaoppsett og klikk mappen Parametre.

2. Merk feltet Fast lønn fordelt på kostnadsbærere under Systemoppsett

‍

3. Lagre

4. Velg oppgaven Kartotek - Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling.

5. Kontroller at kostnadsbæreren du skal fordele fast lønn på har Variabel i feltet Type. I dette eksemplet har vi valgt å fordele på avdeling.

‍

6. Lagre

7. Velg oppgaven Kartotek - Fast lønn/trekk. Merk linjen du skal fordele. Angi nederst i skjermbilde kostnadsbærer (i dette eksemplet avdeling) og andel av fastlønn for hver kostnadsbærer. Summen av andeler må være 100 %.

‍

8. Gjenta punkt 7 for alle linjer som skal fordeles.

9. Lagre

I oppgaven Periodens lønn - Registrere pr. person viser systemet grunnlaget og fordeling på hver sin linje. De fordelte linjene er låst for redigering, men hvis du endrer beløpet på grunnlagslinjen blir de fordelte linjene oppdatert.

‍

Viser navnet på elementet som er registrert på linjen du står på.

Om det blir dyrere å bytte til et skysystem kommer veldig an på hvilke systemer dere bruker i dag og hvilke løsninger dere trenger. I hovedsak kan en si at en betaler en lav fast grunnpris for systemer og lisenser en trenger og en variabel pris per transaksjon. Det vil si at en kun betaler for det en trenger når en trenger det. Noen systemer har også pris per bruker, slik som Payroll. Uanhengig av pris vil et skybasert ERP-system by på uante besparelser som ofte gjør det vel vært kostandene. Ta gjerne kontakt for mer informasjon om priser!

For å opprette en ny bruker i Visma.net må du gå til Admin-modulen. Velg så brukere og roller, klikk på legg til bruker og legg inn e-postadressen til den nye brukeren. Om han/hun allerede har en bruker i Visma.net så vil navn dukke opp automatisk etter e-postadressen er lagt inn, hvis ikke må dette legges inn.

Her gir du tilgang til ulike moduler til den ansatte. Velg gi tilgang til og klienten kunden skal ha tilgang til. Klienten er de som det står (firma) etter, selve kundeforholdet er den som står (kunde) på, sistnevnte kan man kun gi administrator rettigheter til i Admin. Når man velger (firma) så kan man gi tilganger til de ulike modulene bortover. Hvis for eksempel en bruker skal ha tilgang som faktura-godkjenner legger man det inn slik:

‍

Så her må man scrolle seg bortover for å finne den modulen man ønsker å gi tilgang til.

Det er gode muligheter for å sende ut purringer automatisk fra Visma Business. Dette ligger under Regnskap | Kundereskontro | Purringer | Lag purreforslag

‍

Under fanen «Lag purreforslag» vil man finne alle poster som er klare til å bli purret. Marker de kunden som skal purres (evt alle) og velg Behandling | Oppdater purreforslag (alternativ høyreklikk | Behandling | Lag purreforslag)

‍

OK i neste dialogboks vil leggeklart et samlet purreforslag med alle åpne poster som nå er generert til et purreforslag. Postene får nå Purreforslagstatus 1. Dersom man ønsker å unnlate noen poster kan statusen her endres fra 1 til 2.

Purringene kan skrives ut under fanen «Utskrift av purringer» De skrives da ut eller sendes via e-post.

‍

Når godkjenningen bekreftes i etterkant forsvinner alle poster. Har man krysset av for bokføring under Administrasjon | Bedriftsopplysinger | Regnskap – blir det danne en bunt automatisk.

Abonnementsmodulen i Visma.net i Columbi portal er laget for å kunne fakturere lagervarer på abonnement.

‍

Vi logger inn i Columbi portal (portal.columbi.no) og klikker på Abonnemnet, og deretter på Nytt abonnement.

‍

Vi legger inn:

- Kunde

- Frekvens/intervall på ordren. Vi gjør oppmerksom på at intervaller er konfigurerbart.  

- Start, og evt. stoppdato på abonnementet

- Tekst som skal på fakturaen

- Varene som skal faktureres.

‍

Deretter oppretter vi abonnementet med å trykke på "Opprett abonnement"

‍

‍

Intervall

Vi kan selv opprette ønskede intervall klikk på "intervaller".  

Batch intervaller er intervaller som alle faktureres på samme dato/intervall. Benyttes ofte ved husleie, eller ting som alltid skal faktures samtidig til alle kunder.  

Egendefinerte intervall styres fra dato på abonnementet til kunden.

‍

Vi støtter:

- Måned

- Uke  

- Dag

‍

Vi styrer også om det er hver, annenhver, hver 3. eller hver 12. På dagintervall kan man velge dette utfra en teller og har derfor full fleksibilitet.  

‍

Det er også muligheter for å stå over ett intervall. Dette innebærer at kunden kan planlegge en pause om ønskelig.

‍

Gå til kundereskontro og velg utgående faktura. Trykk deretter på + for å opprette en ny faktura.

Velg først hvilken kunde den skal til. Trykk på + for å legge til varelinjer. Enten kan det legges til et varenr. her, da vil noen felter bli fylt ut, eller legge til antall og pris manuelt på linjen. Her kan du legge til transaksjonsbeskrivelse, konto og kostnadsbærer det blir ført mot.

Under regnskapsdetaljer står det om den er bokført eller ikke ved at et buntnr. blir generert når den er bokført. Her står det også hvilke kontoer fakturaen føres mot.  

Under fakturaadresse kan adresse o.l overstyres , eventuelt endre utsendingsmetode. F.eks. huke av for at den skal sendes til Autoinvoice hvis dette ikke er satt som standard på denne kunden.  

Når alt er registrert kan du klikke på lagre og oppdatere slik at den blir bokført i regnskapet. Nå vil fakturaen få et buntnr. som peker til bunten som har blitt generert i hovedbok.

‍

Det er redusert MVA sats fra 12% til 6% på avgiftsklasse 3 i Visma Global.
Redusert sats skal gjelde fra 01.04.2020.

Menyvalg / fremgangsmåte i Visma Global

1.     Verktøy

2.     Firmaoppsett

3.     Arkfane 7: «Avgift»
‍
Tast inn 3 + Enter, da skal avgiftsklasse 3 komme opp.

Helt nederst er tabell med datostyring av MVA sats.

Stå helt til høyre i den nederste linjen og trykk ENTER
Da skal du få en ny linje du kan registrere på.
Gjør som vist under.

Husk å lagre til slutt.

‍

For å opprette et salg i Visma.net ERP gå til "salg" i menyen. Her finner du alt som har med salg i systemet å gjøre.

Enten velg salg - + - velg kunde – velg varer (evt. mer info)

Eller velg ny salgsordre og bli sendt direkte til et nytt salg, der du velger kunder og varer.

‍

‍

Når det opprettes et nytt salg vil den få ordretype SO (salgsordre), her kan det evt. velges om det heller skal være et tilbud (QT) eller en annen ordretype.

Velg kunde og legg til varelinjer ved å klikke på +.

Husk å endre dato til ønsket leveringsdato.

Velge antall på varen og påse at pris stemmer. Du kan også legge til rabattprosent (sats) eller rabattbeløp på linjen. Kostnadsbærer kan også legges til å linjenivå.

Nederst kan du se varebeholdningen. Vi har 9 stk på lager, men kun 6 av de er tilgjengelig (de andre er reservert til andre ordre)

‍

‍

Når ordren er ferdig utfylt kan ordrebekreftelse sendes eller skrives ut. Rapporter – skriv ut salgsordre/tilbud.

‍

Send ordrebekreftelsen enten via e-post (send), eller skriv ut/lagre i PDF eller Excel (eksporter).

‍

EnterpriseResource Planning system betyr egentlig Virksomhetsressursplanlegningsverktøy, noe som igjen egentlig betyr alle verktøy som vi bruker i driften av en virksomhet. Konkret mener vi da regnskapssystemer, lønnssystemer, rapporteringssystemer, logistikksystemer og liknende. Ofte vil disse være designet for å virke sammen i et ERP-system og vi kaller da de ulike delene moduler. I tillegg til å være i skyen vil neste generasjons ERP-system være designet med mulighet for automatisering og effektivisering av prosesser.

Attributter er egenskaper man kan sette på varer, kunder, og leverandører.

‍

Attributter settes ved å først opprette hvilke som skal være tilgjengelige i systemet, dette gjøres under meny – konfigurasjon – attributter

Legg til attributtnr., en beskrivelse, og hvilken type egenskapen skal ha – kontrolltype

• Tekst: ren tekst informasjon
• Kombinasjon: dropdown meny med ulike valg
• Multivalg kombinasjon: dropdown meny der man kan velge flere valg
• Avmerkingsboks: huke av eller på
• Dato og klokkeslett

For kombinasjon og multivalg kombinasjon må det legges til verdier under. Legg til et verdinr. og en beskrivelse.

I dette tilfellet har vi valgt farge der dette skal være en egenskap til en vare. Her velger vi kombinasjon og legger til hvilke farger som kan velges.

Når attributten er satt opp her må den legges til på vare-/kunde-/leverandørprofil for at den skal være synlig på varen/kunden/leverandøren den skal settes på.

Gå til meny – lager – vareprofil – velg den vareprofilen som skal ha egenskapen, og under egenskaper velges det om den skal være påkrevd eller ikke, lagre.

Gå så til varen, i dette tilfellet, som vi skal ha attributten på og velg egenskaper. Her ser man hvilke egenskaper man kan velge mellom og velger de som er relevante og beskriver denne varen, evt. også de som er påkrevde om det er noen.

‍

Det er en rutine i Global som gjør at du kan flytte en eller flere konti til en annen konto. All historikk blir overført til den nye kontoen og alle parameteroppsett blir da oppdatert i systemet automatisk.

Praktiske tips
Ofte må dette gjøres i flere omganger, en må først danne seg et overblikk for å unngå feil. Eksempel kan være at en ønsker å flytte konto 1501 og 1502 til konto 1509, men konto 1509 er brukt til noe annet, så den må flyttes først til konto 1510. Da må en med andre ord først flytte konto 1509 – 1510 og så deretter flytte 1501 og 1502 til 1509. I dette tilfellet så blir konto 1509 slettet når den blir flyttet til kontonummer 1510. Opprett derfor 1509 først og kjør deretter rutinen for å flytte 1501 og 1502 til 1509.

Noen begrensninger
- Kontoer med MVA kan ikke flyttes til en konto uten MVA
- En 1xxx konto kan ikke flyttes til en 2xxx konto (og omvendt)
- Noen grep kan dog utføres hvis en erfaren konsulent fra Columbi Micro AS bistår

Menyvalg – foreslått rutine
1. Gå inn på «Grunndata» og «Vedlikehold registre» og velg «Hovedbok.
Trykk på knappen «skift til tabell» nede til venstre

Ta høyre musetast med musepeker i tabellen som kommer opp.
Velg «Tabell oppsett»
Poenget nå er at du skal få frem et felt i tabellen som heter «Flytt til kontonr.»

Feltoversikten i tabell til venstre inneholder feltet «Flytt til kontonr»
Marker feltet «flytt til kontonr» og trykk deretter på symbolet > for å få feltet over i «Aktive kolonner». Trykk deretter på aktiviser.

Nå skal du ha fått opp en tabell som viser feltet «Flytt til kontonr.»
Hvis det er bare en konto som skal flyttes, trykk F2 i feltet «Flytt til kontonr» og sett inn konto nummer som det skal flyttes til.

‍

Hvis du skal fylle inn mange kontoer i feltet «Flytt til kontonr», pek med venstre musetast i kolonnen (flytt til kontonr.) ta deretter høyre musetast og velg «Sett kolonne «endre kontonr. i endre modus).

‍

Når du har valgt «Sett kolonne Flytt til kontonr. i endremodus» så slipper du å benytte F2 for hver gang du skal sette inn en ny verdi i feltet «flytt til kontonr.»

‍ 

Flytte rutine/vedlikeholdsrutine som skal kjøres til slutt
Selve rutinen som utfører den aktuelle flyttingen velger vi ikke å beskrive her, den MÅ kjøres i lag med en av Columbi Micro sine erfarne Globalkonsulenter. Det bør også gjennomføres en backup før rutinen settes i gang. Vedlikeholdsrutinen som flytter konti krever og at du må være alene som pålogget bruker på Visma Global.

Minner om å ta en grundig gjennomgang på hvilke konti som skal flyttes hvor og tenk gjennom om dette må gjøres i flere omganger for å ikke blande sammen konti som ikke hører naturlig sammen.

Når en faktura eller et annet dokument er lagt på flyt får godkjenneren en epost samt et push-varsel. Følg linken og logg på Visma.net

Under Mine oppgaver vil dokumenter til godkjenning ligge

‍

Du kan utføre følgende handlinger på en oppgave:

Godkjenn: Du er enig i innholdet i dokumentet. Dokumentet fortsetter i arbeidsflyten og sendes til neste godkjenner. Dersom du er den siste godkjenneren i arbeidsflyten, sendes dokumentet tilbake til den andre tjenesten.

Avvis: Du er uenig i innholdet i dokumentet. Prosessen stanser umiddelbart, og dokumentet sendes tilbake til den andre tjenesten. Bør kun benyttes i tilfeller hvor fakturaen åpnebart er feil. Feks sendt til feil firma. Dersom man evt vil få en kreditnota skal faktura godkjennes, men legges på kommentar om at den ikke skal betales.

Rediger: Hvis denne funksjonen er tilgjengelig, kan du redigere grunnleggende informasjon i dokumentet (for eksempel legge til kontering) og enten godkjenne eller sende det.

Videresend: Du overleverer oppgave til en annen person for avgjørelse

Forespørre om revurdering: Du sender oppgaven til en annen person for revurdering eller en oppfatning. Når denne personen har gjennomgått dokumentet, returneres det til deg for avgjørelse

‍

‍

Om et dokument mangler informasjon eller er ført på feil konto kan dette endres under redigeringsprogram inne på et dokument til godkjenning. Du kan også gjøre andre handlinger som å videresende til andre godkjennere, eller legge til vedlegg.

‍

Her kan du for eksempel endre avdeling (kostnadsbærer) på linjen. Du kan også endre konto på linjen. Dette må endres på alle linjer som skal ha endring. Du kan også splitte en linje om det skal for eksempel splittes på to ulike avdelinger, evt. ulike kontoer. Dette gjør du ved å klikke på dette ikonet:

‍

Du kan utføre flere handlinger på dokumentet på "behandle dokument" nederst til venstre:

Videresend - Her kan du videresende dokumentet til en annen som skal godkjenne/avvise det.

Be om gjennomgang - Her kan du sende dokumentet til noen som skal se gjennom og deretter blir den sendt tilbake til deg for å godkjennes/avvises.

Legg til vedlegg - Du kan også legge til flere vedlegg på dokumentet her.

‍

‍

Du kan legge inn en kommentar i høyre kolonne, denne kommentaren vil alle i flyten se og vil bli synlig i Financials. Deretter kan du godkjenne/avvise dokumentet nederst til høyre.

Enkeltbetaling:

Gå til kundebetalinger under transaksjoner i kundereskontro. Trykk på + for å registrere en ny betaling manuelt.

Velg kunde og deretter betalingsmetode 4 som er manuell betaling. Standard betalingskonto blir valgt automatisk.

Trykk på + under dokumenter til matching. Let opp fakturaen som skal registreres manuell betaling på.  

Skriv inn betalt beløp øverst ved kundenavnet. Påse at dato og annen info stemmer og trykk oppdater.

‍

Massebehandling:

Det er også mulig å massebehandle betalinger.

Gå til kundereskontro – manuelle betalinger under behandlinger.

Velg de som skal registreres manuell betaling på - behandle. Nå opprettes manuelle betalinger på disse og de vil automatisk matches og oppdateres.

‍

Etter de valgte er behandlet blir det opprettet en betaling, dette kan man kan gå direkte til ved å klikke på ref.nr. fra betaling

‍

‍

I forbindelse med endringer i bankavtalen hos DnB for regnskapsgodkjente betalinger så har dette ført til at noen klienter har fått deaktivert sin AutoPay-avtale.

‍

For å aktivere den igjen må du gå inn i AutoPay, og under Administrasjon finner du deres bankavtaler. Aktiver avtalen og klikk på blyanten.

‍

Under "velg tjenester" må du aktivere tjenestene du skal ha aktivert på avtalen. Deretter klikk lagre.

‍

Forsendelse av EHF faktura krever større nøyaktighet ved registrering av firmainformasjon og kundeopplysninger.

Firma informasjon  ("Grunndata" og "Firmaopplysninger")
‍
Land = Norge - må legges inn på kontor/firma adresse og leveringsadresse

Valuta = NOK - må legges inn på Lokal Valuta

Organisasjonsnummer må ligge på Firmaopplysninger (helst bare tall, uten mellomrom)

Adresse, postnr og poststed må ligge på Firmaopplysninger

‍

Kundeopplysninger ("Grunndata" og "Kunderelatert")
‍
Land = Norge - må legges inn på faktura adresse og leveringsadresse

Valuta = NOK - må legges inn på valuta på kunden

Adresse, post nr. og Poststed må ligge på kunden

Organisasjonsnummer må ligge på kunden og er bindeledd mot mottaker.
Når en legger inn org.nr på kunden, så legges EDI Profil «Autoinvoice B2B» automatisk på kunden

Utskriftsprofil må en selv passe på å sette til «Visma AutoInvoice»

Å overføre ting til skyen vil strengt tatt si at en setter vekk drift og vedlikehold av servere til et annet selskap. Istedenfor å ha data og regnskapssystemet på en server lokalt på huset (ofte kalt on-premise) leier man plass på et datasenter. Disse datasentrene er typisk enorme, hypermoderne, og ekstremt driftssikre. Ofte er det mye mer kosteffektive i forhold til å drive selv.  

En av tingene som gjør dette mulig er rett og slett utviklingen av hastigheten på dataoverføring og kapasiteten til å lagre data. Dette gir også store fordeler da en ikke er avhengig av å kjøre, for eksempel regnskapsprogrammer, på en lokasjon, for eksempel på kontoret. Da kan man også få tilgang til dataen fra hvor som helst, og endringer lagres i sanntid. De som lager systemene, kan også oppdatere sikkerhetshull og funksjoner kontinuerlig, opptil flere ganger om dagen. Enorme løsninger gir også ekstremt fokus på sikkerhet, og leverandørens sikkerhetsapparat er mye større enn det de fleste har ressurser til å ha selv. Avansert teknologi sørger også for at dataen alltid er speilet i flere datasenter samtidig, på forskjellige geografisk lokasjoner, i tilfelle de skulle skje noe.  

‍

Gå til kundereskontro og velg kunder for å komme til kunderegisteret. Trykk på + for å opprette en ny kunde. (Du kan også klikke direkte på ny kunde i menyen)

‍

‍

Fyll inn navnet til kunden og eventuelt annen generell informasjon som bør stå på kunden som adresse, e-post, og telefonnr.

‍

‍

Hvis det skal sendes faktura via Autoinvoice til kunden må det hukes av for under faktureringsinnstillinger. (Dette kan settes opp som standard på kundeprofilen). Husk å registrer e-post og orgnr. på kunden slik at fakturaene kommer fram. (Orgnr. registreres under leveringsinnstillinger i neste fane)

Om det er en privatkunde kan det hukes av for det her.

‍

Under fanen hovedbokskontoer kan du overstyre hvilke kontoer som skal brukes på denne kunden. Det som står her er standard.

‍

Trykk lagre. Nå er kunden opprettet i Visma.net ERP.

Gå inn på forespørsel – kontoforespørsel, under spesifisering-kontonr setter du inn xxxx og trykk enter.

Da kommer alle kontoene opp.

‍

Høyreklikk og velg tabelloppsett. Da kommer skjermbilde under opp.

Velg ønsket alternativ. Kontonummer og kontonavn børe være med. Og aktiviser.

‍

Høyreklikk og velg kopier til Excel.

Hent opp Excel ark, lim inn innhold og lagre.

‍

NB: Hele hovedboken kommer nå ut til Excel.

Det er kun transaksjoner per konto som kommer med, inngående balanse og utgående balanse mangler. Mange vil derfor i tillegg ha en råbalanse på samme periode for å avstemme at den er korrekt i forhold til tidligere innsendte tall.

«SAF-T Regnskap» gjelder fra og med året 2020.

Det vil si at hvis du i år (2021) får krav om bokettersyn på år 2020, så må år 2020 leveres inn til myndighetene på SAF-T formatet.

Kort fortalt så er dette en eksport fil med detaljert informasjon om Hovedbok, kunde- og leverandørreskontro. Fra år 2023 kreves det også detaljert fakturainformasjon på XML, dette har Visma løst gjennom Autoinvoice som sender EHFfaktura (XML faktura). De som fakturerer på papir eller sender e-post med pdf-faktura, bør absolutt begynne å kikke på «send alt med Autoinvoice», da vil dere enkelt kunne tilpasse dere kravet som altså forventes å dukke opp i år 2023.

‍

Oppsett av SAF-T har tilbakevirkende kraft i Visma Global.

(Du er med andre ord ikke nødt til å gjøre noe før et eventuelt krav om bokettersyn kommer)

Et krav som allerede har kommet nå, under oppdatering avkravene til SAF-T, er at kunde- og leverandørinformasjon må være komplett.

Vi oppfordrer alle Global-brukere til å ha gode rutiner på oppdatering av kunde- og leverandørinformasjon.

SAF-T eksporten stopper hvis det mangler tilstrekkelig med informasjon på kunder og leverandører.
(Et statusvindu vil oppdatere deg med hva som mangler og hva du må rette for å komme videre i eksporten)

De som allerede har gode rutiner på EHF fakturering ut mot kunder, og Autopay-remittering mot leverandører, så kan man si at det er samme krav til nøyaktighet her som på SAF-T.

De aller nyeste kravene til SAF-T er på plass i Visma Globalversjon 14.1x

SAF-T har krav om «kontomerking» , egne SAF-T mva-koder og en del andre ting som gjør at ved SAF-T rapportering så må det gjøres en jobbfør en rapport kan eksporteres og sendes. Alt dette er beskrevet i hjelpen til Visma Global 14.1x

‍

Hvis du vil sette deg inn i SAF-T, gå på HJELP i Visma Global, velg «åpne hjelpefilen», skriv SAF-T i søkefeltet. NB: De som har Visma Global versjon eldre enn versjon 13.x, der kan hjelpen være mangelfull i forhold til nyere krav. Hvis du vil ha oppgradert Visma Global, send en e-post til support@columbi.no, så tar vi kontakt tilbake for eksakt avtale.

‍

Med versjon 14.0 eller nyere av Visma business er det mulig å benytte Visma scanner og Autoinvoice for  «andre bilag». Ta enkelt bilde med mobilen og send det rett til regnskapsføreren din.

Med «andre bilag» mener man her bilag som verken er faktura eller bankbilag og som derfor uansett må behandles manuelt på en eller annen måte.

Disse bilagene trenger normalt ikke å bli behandlet med en gang. Når disse bilagene blir sendt fra Visma Scanner går de rett til AutoInvoice som automatisk videresender dem til Visma Document Center uten noen form for behandling. Dokumentet lagres så i Visma Document Center og informasjonen om bilaget sendes så ubehandlet til en ny tabell i Visma Business for senere bokføring.

Dokumentene samles opp i denne nye tabellen i Visma Business og ligger der inntil det er naturlig for regnskapsfører å se på dem og behandle dem.

‍Hvordan aktiveres dette?

Aktiveringen skjer i Autoinvoice. Gåinn i Visma Business | Logistikk | Autoinvoice | Gå til Visma.net Autoinvoicefanen| Autoinvoice-innstillinger | Fakturainnstillinger | Visma Skanner | Aktiver

‍

Hvis margene på PDF utskrifter fra Visma Global ikke er korrekte, så kan du justere og tilpasse dette selv.

Menyvalg - verktøy - Administrator rutiner - trykk på plusstegnet foran «skriver» - velg «Juster dokumentutskrift» -sett inn PDF

Du må regne med å måtte prøve og feile litt for å bli fornøyd

Et tips kan være at hvis du må flytte hele utskriften til høyre, så velger du 10 i venstre marg og minus 10 i høyre marg.

‍

For å få oversikt over og behandle inngående faktura gå til leverandørreskontro og under behandlinger velg fakturainnboks.

Her vil alle nye faktura dukke opp.

‍

Om det kommer inn en faktura fra en leverandør som ikke er registrert i systemet så vil fakturaen havne under blokkert.

Velg blokkert som innboksstatus for å se disse fakturaene.

‍

For å behandle denne må leverandøren først opprettes. Velg fakturalinjen og trykk opprett leverandør. Et nytt vindu åpnes, her kan du evt. legge til mer info om denne leverandøren. Lagre og lukk denne.

‍

‍

Gjør eventuelle endringer med fakturaen. Du kan se PDF-fakturaen ved å klikke på det gule ikonet til venstre på fakturalinjen.

Når alle korreksjoner har blitt gjort trykk på lagre, nå vil den havne under ny. Trykk så på behandle.

‍

Nå vil fakturaen havne under inngående faktura og den kan videre sendes til godkjenning. Klikk her for en guide på hvordan du sender en faktura til godkjenning. (Link)

‍

Fakturaer som havner i fakturainnboksen som legger seg under ny har ingen feilmeldinger, disse kan vi normalt sett behandle uten å gjøre noen endringer. Derfor anbefaler vi å sette på automatikk her som gjør at systemet behandler disse hver dag, og du slipper å gå inn her for å trykke behandle.

Du må derimot gjøre endringer på de som havner som blokkert eller feil, og deretter behandle de.

Ved hjelp av Ctrl + U (Hent frem) og Ctrl + H (Skjul) har man mulighet til å hente frem kolonner/felter man ønsker å benytte, evt skjule de man ikke vil ha åpne.  

Evt kan man benytte Design menyen og valgene Hent frem og Skjul  

Feltene som ligger til venstre i tabellen kan markeres og klikke ok for å flytte feltet over til vindu man står i.

Standard er at innsatte kolonner settes til venstre for den kolonnen som var markert når man valgte å hente frem. Alternativt kan man huke av på Innsett til høyre før ok om man ønsker å sette feltet til høyre.

Krysset for «Kontrollkolonner» gir tilgang til flere kolonner enn man ser som standard. Kolonner som kan ha bruk for er for eksempel «Endret av bruker», «Endret dato» «Endret kl» og «Prosessnr»

Approval er et verktøy for godkjenning av fakturaer, reiseregninger, fraværsforespørsler, og timelister. I denne guiden tar vi utgangspunkt i fakturagodkjenning og her beskrives de ulike menypunktene i Approval.

‍

‍

Mine oppgaver - Her finner du alle dokumenter du har til godkjenning. Her kan du gå inn på et dokument for å se detaljer. Til høyre ser du oversikt over leverandør, forfallsdato, beløp, kostnadsbærer osv. Her kan du legge inn en kommentar og godkjenne/avvise direkte. Du kan evt. redigere dokumentet ved å velge redigeringsprogram.

Min historikk - Her ser du aktive og fullførte prosesser som du har behandlet eller skal behandle. Her kan du også klikke deg inn på dokumentet for å se detaljer.

‍

Oppgaveoversikt (kun for administrator) - Her finner du alle oppgaver på flyt i selskapet. Om en oppgave skal tilordnes på nytt til en annen godkjenner så kan det gjøres her nederst til høyre.

Blokkert: disse feilet når de ble sendt på flyt fordi det ikke ble funnet en godkjenner med de riktige tilgangene. Da må man sjekke flyten man har satt opp at den stemmer og at de som står i flyten har godkjenningstilgang (Invoice approver/Expense approver/Time approver/Absence approver).

Forfalt: disse oppgavene har gått forbi forfallsdato.

Aktiv: disse er i aktiv godkjenningsflyt.

Planlagt: disse starter snart når den godkjente handlingen på en startet oppgave er ferdig.

Fullført: oppgaver som er godkjent av alle i godkjenningsflyten og dermed fullført.

Alle: inkluderer alle oppgaver i selskapet.

‍

Prosessoversikt (kun for administrator) - Denne viser alle dokumenter som er aktive og fullførte i hele selskapet.

‍

Dokumentoversikt (kun for administrator) - Denne viser alle dokumenter på flyt og som er avviste eller avbrutte. Her kan man filtrere på dokumenttype.

‍

Innstillinger - Her kan du velge varslingsinnstillinger for dokumenter du står som godkjenner for. Du kan også legge inn en vikar for deg og andre preferanser i Approval.

‍

Konfigurasjon (kun for administrator) - Her konfigureres godkjenningsflyten, og hvem som evt. skal godkjenne for spesifikke kostnadsbærere. Man kan også legge inn vikarer og forfallsinnstillinger.

I Visma.net Admin kan man definere firmagrupper og brukergrupper som gjør det enklere om mange brukere skal ha tilgang til det samme.

‍

Firmagrupper

Man kan samle flere firma i en firmagruppe slik at man kan gi de samme tilgangene på flere firma til en eller flere brukere samtidig i Admin. Dette gjøres ved å gå til Admin - firma - firmagrupper - legg til firmagruppe. Her legger man inn hvilke firma som skal være med i gruppen. Dette gjør man typisk om man skal gi den samme tilgangen til flere firma til en bruker, så man slipper å legge inn et og et selskap på brukeren. Firmagrupper kan legges til på både enkeltbrukere og på brukergrupper.

‍

Brukergrupper

Man kan og sette opp brukergrupper i Admin der man legger inn flere brukere i en gruppe og velger hvilke selskaper de skal ha tilgang til og hvilke roller de skal ha på de forskjellige selskapene. Da vil alle brukere få nøyaktig de samme tilgangene. Gå til Admin - brukere og roller - brukergrupper - legg til brukergruppe, her legger du inn hvilket firma (evt. firmagruppe), hvilke tilganger de skal ha på de ulike firmaene, og hvilke ansatte som skal være med i gruppen.

Man kan også gi tilgang til firmagrupper i en brukergruppe slik at alle firmaene i firmagruppen blir gitt tilgang til til de brukerne man legger til i brukergruppen og gir også de samme tilgangene i modulene bortover. Da vil alle tilganger bli nøyaktig like på alle brukere på alle firma i firmagruppen. Påse at du velger (firmagruppe) i nedtrekksmenyen så du får med alle firmaene som er i firmagruppen. Om du kun ønsker å gi tilgang til enkeltfirma så velger du det i stedet her og gir tilgang til moduler bortover og legger til brukere nederst.

‍

Rollegrupper

Det er også mulig å definere rollegrupper, det vil si at man legger inn hvilke roller en gruppe skal inneholde og sette den rollegruppen til en bruker. Dette oppretter man i Admin - brukere og roller - oppsett av rollegrupper - legg til rollegruppe. Her legger man inn et navn og en beskrivelse på rollegruppen og legger til hvilke moduler og tilganger denne gruppen skal inneholde.

‍

Deretter kan man legge denne rollegruppen på en bruker. Da kan man f.eks. legge til flere firma nedover og gi rollen du opprettet nedover på alle. Om det er mange tilganger som skal gis så kan dette spare en del tid.

‍

Det er med andre ord mange ulike måter å tildele roller på i Visma.net Admin, og det spørs gjerne på hvor mange brukere og firma man har hvor avansert man burde sette det opp og å gjøre det litt enklere for seg selv. Om det er et enkelt selskap med noen få brukere så er det ikke nødvendig å bruke slike grupper, men om det er mange firma under samme kundeforhold der mange brukere skal ha de samme tilgangene kan det spares en del tid ved å opprette slike grupper.

Gå til den inngående fakturaen du skal sende til godkjenning under leverandørreskontro.

Åpne fakturaen. Her kan du gjøre eventuelle endringer om den ikke er oppdatert i regnskapet.

Husk å legg ved en PDF-fil som vedlegg i fakturaen. Det må legges ved et vedlegg for å sende den til godkjenning i Approval.

‍

Om du ønsker at fakturaen skal godkjennes av en spesifikk person først, så legge du inn vedkommende under godkjenningsdetaljer og første godkjenner. Her kan du velge mellom de som har rollen fakturagodkjenner for dette firmaet. Du kan også legge til en kommentar som godkjennerne vil se.

‍

Trykk så på "send til godkjenning".

‍

Nå har fakturaen status "sendt til godkjenning". Fakturaen vil nå ligge klar til godkjenning i Approval til de som skal godkjenne.

‍

Når fakturaen er godkjent endrer status i Financials seg til "godkjent". Det kan ta litt tid før dette blir oppdatert i Financials.

For å lage en rutine som oppretter repeterende fakturaer må det først lages en faktura som systemet skal ta utgangspunkt i som mal.  I dette eksempelet husleie på 8 000 kr. Det er viktig at denne har status balansert (at den kun lagres, og ikke oppdateres).  

‍

‍

Gå til repeterende transaksjoner under kundereskontro. Trykk på + for å opprette en ny. Legg til en beskrivelse. Velg startdato, den er nå satt til dagens dato. I dette eksempelet skal den repeteres 3 ganger. Den skal gå månedlig, den 1. hver måned. Under dokumentliste trykk på + og legg til fakturaen som ble opprettet tidligere som mal. Trykk så lagre.  

‍

Gå til opprett repeterende transaksjoner under kundereskontro. Her vil transaksjonen ligge og den er klar til å kjøres. Det kan også legges opp en automatisk plan her som kjører denne transaksjonen hver måned.  

‍

‍

Denne rutinen vil bare opprette fakturaene. Hvis du vil automatisere at de oppdateres og sendes kan dette også settes opp.

For å gjøre håndtering av inngående fakturaer enklere kan du opprette fakturainnboksregler. Dette vil si at fakturaen kan konteres ferdig i det den kommer inn i systemet.

‍

For å opprette slike regler gå til leverandørreskontro og under innstillinger velg regler for fakturainnboks.

‍

Trykk på + for å opprette en ny regel.

‍

1. Velg en beskrivelse på regelen.

2. Velg leverandør den skal gjelde for.

3. Velge så hvilket felt systemet skal lese av på fakturaen, og hvilken betingelse og verdi som skal være på det feltet. I dette tilfellet er det varenr. til leverandøren

4. Velg så hva som skal gjøres med disse fakturaene når de kommer inn, under verdier i Financials.

‍

Her kan man for eksempel velge hvilken konto og kostnadsbærer den skal føre denne fakturaen på. Det kan også legges på periodiseringsnøkkel, prosjekt og hvem som skal godkjenne denne fakturaen når den inneholder det varenummeret.

‍

Lagre reglen. Neste gang det kommer inn en faktura fra denne leverandøren som har det varenummeret vil denne regelen bli utført.

‍

Denne reglen har prioritet 1, og det vil si at om vi har andre regler som en faktura også kan gå under så vil denne reglen overstyre de som har prioritet 2 eller 3. Man kan velge prioritet under betingelser.

‍

Med fakturainnboksregler kan man legge til mange ulike regler slik at man slipper å kontere fakturaer som er gjentagende.

Denne guiden viser hvordan man utfører en varetelling av det hele fysiske lageret i Visma.net ERP.

Under lagersteder kan det være greit å huke av for å fryse lageret når varetelling pågår, da kan man ikke utføre noen transaksjoner eller oppdatert mottak. Man kan lagre innkjøp og mottak men ikke oppdatere. Da unngår man at det blir feil i antall om andre brukere registrerer transaksjoner.

‍

‍

Det første steget i varetellingen er å opprette en vareopptellingstype, dette finner du under lager – innstillinger. I dette tilfellet skal vi telle hele lageret.

Velg et navn til varetellingen (typenr), og en beskrivelse. Så velg hvilken genereringsmetode som skal benyttes, her teller vi hele fysisk lager. Velg lagersted som skal telles, evt. La det stå tomt om alle lagre skal telles.

‍

‍

Deretter må vareopptellingen klargjøres. Gå til lager – behandling - klargjør vareopptelling. Her velger du typenr. (det du opprettet på vareopptellingstypen). Så velger du lagersted som skal telles.

Her vil alle varene som har hatt lagertransaksjoner komme med i tellingen. Om man ønsker å legge til saldo på varer som man har på lager likevel kan man legge til blanke linjer.

‍

‍

Trykk så på "generer fysisk lager". Da vil lageret fryses om knappen "frys lager" under lagersteder er aktivert. Så blir du sendt til skjermbildet godkjenn vareopptelling.

‍

‍

Man kan skrive ut tellelister til de som skal telle lageret. Søk opp tellelister, velg tellingen, og kjør rapport. Her vil det stå realisert antall og fysisk antall man kan skrive inn.

‍

Enten kan vi legge inn antall på varer som er telt i skjermbildet vareopptelling eller godkjenn vareopptelling. Her ser vi antall før telling og opptalt antall. I skjermbildet vareopptelling kan man også velge lokasjon om man deler opp arbeidet, om en bruker tar den reolen og en annen den andre reolen.

‍

‍

Om man ønsker å legge til varer som ikke ligger her trykk på "legg til". Legg til vare og antall.

For å avslutte, annulere, eller fullføre, gå til skjermbildet godkjenn vareopptelling. Evt. utfør tellingen i godkjenn vareopptellingsbildet også.

Annuller - da avsluttes hele vareopptellingen og ingen av verdiene som har blitt lagt inn vil bli lagret.

Avslutt - da stenges vareopptellingen og det kan ikke legges til mer informasjon der. Du kan heller ikke oppdatere et varemottak.

Fullfør - da opprettes det en justering, lagerkorreksjon, og et referansenr.

Før man fullfører må vi enten legge til verdier på alle linjene på opptalt antall, eller velge de som har status "ikke angitt" til null eller hoppet over.

‍

‍

Når vi velger "fullfør fysisk lager" vil det bli opprettet en lagerjustering. Denne kan du se ved å klikke på justeringsinformasjon. Her får du opp detaljer og kan videre finne buntnr. for bokføringen av korreksjonen i regnskapet. Motkonto styres av årsakskoden som står på hver enkelt vare i varetellingen.

‍

Dere må ikke bytte til et skybasert ERP-system, men realiteten er at de gamle ikke-skybaserte løsningene vil dø ut.  Det vil si de vil leve videre i sine sky-baserte arvtakere, men de gamle systemene vil bli avsluttet og kompetanse til å sette de opp og supportere de vil også bli bort. De skybaserte systemene har mulighet for å bli kontinuerlig oppdatert og vil derfor leve tilsynelatende evig. Det betyr også at alle typer integrasjoner og tredjepartsløsninger vil produseres til de nye Sky-systemene, noe som gir dem en massiv fordel i funksjonalitet. Spørsmålet er ikke om du må til skyen det er når skal du til skyen?

Fra og med Visma Business 14.01 er det mulig å anonymisere kunde og leverandørdata som er eldre enn 5 år. Grensen på 5 år er i forhold til oppbevaringsplikten. Denne grensen er mulig å endre om dette gjelder aktører med lenger oppbevaringsplikt enn 5 år. For at aktøren skal anonymiseres må:

• Kunde- og leverandørsaldo gå i null
• Det kan ikke være transaksjoner som er nyere enn perioden for oppbevaring er satt til
• Ingen fremtidige transaksjoner for aktøren

Før man kan ta i bruk funksjonaliteten må følgende gjøres i Visma Business:

• Opprette en kunde og en leverandør til bruk i lagringen

Under Administrasjon | Bedriftsopplysninger | Grunndata må kunde og lev for anonymisering legges inn.

‍

Selve slettingen foretar man ved å markere de kunder eller leverandører som skal ryddes. Det er fullt mulig å markere alle, men dette anbefales ikke da prosessen kan være tidkrevende og det er ikke mulig å jobbe i Visma Business mens prosessen pågår.

Marker kunder man ønsker å anonymisere | Høyreklikk | Behandling | Slett kunde-/leverandørdata

‍

Hvor lang prosessen med å bytte ERP-system er kommer veldig an på deres virksomhet og behov. Dette er noe vi diskuterer og finner ut av når vi holder oppstartsmøter, men en må regne med at det tar opptil flere måneder.

1. Velg oppgaven Kartotek - firmaoppsett og klikk på mappen Parametre

2. Merke feltet Remittering utland

3. Velg oppgaven Kartotek - personer. Gjør følgende på alle personer med utenlandsk bankkonto:

- Påse at nøyaktig adresse er angitt. Adressen er med i remitteringsfilen og det er viktig at denne er komplett.

- Velg utenlandsk bankkonto i gruppen bankkonto og oppgi BIC og IBAN.

‍

Lage remitteringsfil:

Når du overfører betaling til utenlandsk bankkonto må du benytte formatet Nettbedrift Telepay (eller AutoPay)

1. Kjør lønnsberegning på vanlig måte.

2. Skriv ut banklisten i oppgaven Periodens Lønn - Lønnsrapporter. Velg Nettbedrift Telepay i feltet Remittering til.

3. Registrer opplysningene til betalingsformidleren. Husk å oppgi hvem som skal dekke omkostninger for betalinger i Norge/utlandet.

4. Skriv ut banklisten. Utbetalinger til utenlandske bankkonti blir spesifisert på egen liste.

5. Lag remitteringsfil og overfør til bank på vanlig måte.

‍

Vi benytter i dette eksempelet modulen «Dynamisk rapportering» i Visma Global. Der kan en enkelt benytte høyre musetast og velge «kopier til Excel»

NB: Excel starter ikke av seg selv etterpå, du må starte Excel og bruke «lim inn» for å få tallene frem i Excel arket (stå i Celle A1, helt oppe til venstre og velg Høyre musetast og «Lim inn»)

‍

Lage rapport linjer:

Velg «Økonomisjef» i menyen på høyre side.

Velg arkfane 2 «definering av linjer».

Sett opp nøyaktig slik som under.

‍

‍

Lagre rapporten nede i høyre hjørnet.

Skriv inn «Saldobalanse» og trykk på lagre.

(Sikkert lurt å prøve dette ut på ett firma/én klient, før du legger den ut på alle).

‍

‍

Lage rapportkolonner:

Gå tilbake til arkfane 1 «Rapportering».

Trykk på knappen «vedlikehold rapportkolonner».

‍

‍

Fyll ut nøyaktig som i bildet under.

Velg deretter lagre.

‍

‍

Når du skal lagre så kommer dette bildet opp, sett inn «Saldobalanse» og trykk på lagre.

‍

‍

Kjøre rapporten:

Du skal fortsatt stå på «Økonomimedarbeider» og «arkfane 1 rapportering».
I «Rapport oversikt» velger du «Saldobalanse» (klikk på den).
I «innhold i rapportkolonner» velger du også «Saldobalanse».
Under «Detaljnivå» anbefaler vi kryss på «Hovedbokskonto» og «Vis detaljer».
Velg korrekt regnskapsperiode og regnskapsår.

Kjør rapporten og klipp og lim inn i Excel.

For å få automatisk opp Valuteringsdato lik bilagsdato på bilag i Visma dokumentsenter må man inn på Systeminnstillingene. Under Generelt kan man sette en hake på Kopier bilagsdato til valuteringsdato.

Opplæring vil i hovedsak bli tilpasset hvem skal gjøre noe i systemet, men også hva de skal gjøre. For eksempel kan en lagermedarbeider som kun jobber i noen få bilder trenge mindre opplæring enn en som bruker alle sine arbeidstimer i systemet. I hovedsak tilpasser vi opplæringsløpet og sesjonene så det passer best mulig for dere. Det er krevende å sette seg inn i et nytt system, men det er også avgjørende får å utnytte mulighetene som et nytt system tilbyr.

Å opprette en ikke lagerført vare i Visma.net ERP kan gjøres enten under kundereskontro, leverandrørreskontro, eller lager. Trykk på vis hele menyen nederst og under registre finner du valget.

‍

‍

Trykk på + for å opprette en ny ikke lagerført vare. Angi et varenr. om det ikke er satt automatisk nummerering.  Legg til et navn på varen under beskrivelse.

Velg så hvilken vareprofil denne hører til, da settes blant annet posteringsklasse og avgiftskode automatisk basert på profilen.

‍

‍

Det kan også legges til info angående pris, leverandør, embalasje osv. Evt. kan det legges til spesifikke hovedbokskontoer som skal foreslås ved bruk av denne varen.

‍

For å opprette en ny leverandør i Visma.net ERP, velg leverandører under leverandørreskontro.

Trykk på + for å opprette en ny leverandør.

‍

Skriv inn navn på leverandøren.

Velg leverandørprofil som passer til leverandøren, da vil standardinnstillinger på denne leverandørprofilen bli fylt ut på denne leverandøren. Om du vil endre noen av standardinnstillingene på denne leverandøren gjøres det direkte på leverandørkortet.  

‍

Legg til mer informasjon om kunden, som adresse og kontaktperson.  

Legg inn bankkontonr. på bankopplysninger, og organisasjonsnr. under kjøpsinnstillinger.

‍

Trykk så på lagre. Nå vil denne leverandøren være tilgjengelig i systemet.

En annen måte å opprette leverandører på er å vente til fakturaer kommer inn i systemet. Da kan man opprette leverandør med den informasjonen som leverandøren selv har sendt. Dette gjøres i fakturainnboksen.

Fakturaer som kommer inn i systemet der leverandøren ikke finnes vil havne under blokkert.

Klikk på opprett leverandør. Da vil leverandøren bli opprettet i systemet.

Prosesser er hvert vindu som er åpnet i Visma Business, slik at en bruker vil ha like mange prosesser som antall vinduer som er åpnet for valgt bedrift og systemdatabase. I de tilfellene hvor det er flere prosesser enn åpne vinduer, har det vært avbrudd som ikke er ryddet. Har disse prosessene låste rader eller en behandling så vil de låste radene ikke kunne redigeres i Visma Business.

For å kunne løse opp i en låst prosess må man ta opp kolonnen med prosessnr. Den får man opp ved å krysse for Kontrollkolonne etter å har gått inn på Hent frem skulte kolonner (Ctrl-u) og valgt prosessnr.

Da vil man få frem prosessnr. Sett markøren i feltet og klikk ctrl-shift-delete.

For å tildele tilganger til andre brukere så må du selv ha tilgang til Admin-modulen som customer administrator.

‍

Gi tilgang til én bruker:

For å gi tilgang til en eksisterende bruker kan du gå til brukere og roller og søke opp vedkommende. Deretter velger du firmaet han/hun skal ha tilgang til, om den ikke står i nedtrekksmenyen så betyr det at han/hun allerede har tilgang til dette selskapet. Så sjekker du i listen nedover om selskapet står der. På linjen for det selskapet du skal gi tilgang til så finner du fram modulen du skal gi tilgang til ved å scrolle bortover på linjen. Når du har funnet den modulen du skal gi tilgang til så klikker du på ruten på den linjen selskapet er på og velger tilganger. Her spørs det på hvilken modul og hvilke tilganger brukeren skal ha mtp hvilke roller du skal gi. Om det for eksempel skal gis tilgang til Financials som vanlig bruker, velger du ruten under Financials og "Financials user". Du kan evt. legge til Financials Admin også, da får brukeren administratortilgang i Financials til å gjøre flere endringer i systemet, innstillinger osv.

Når man har lagt inn de rollene brukeren skal ha så klikker man på lagre. Deretter må vedkommende logge ut og inn igjen av Visma.net for å få opp endringen.

‍

For å slette tilganger gjør man det samme, bare at man velger den modulen de har tilgang til og velger den bort så den forsvinner fra linjen. Om man skal fjerne alle tilganger brukeren har til et selskap så må man velge bort alle tilgangene på linjen. Den skal gå fra å være grønn til hvit, da har de ikke tilgang lenger. Lagre og etter brukeren logger ut og inn igjen så vil endringer tre i kraft for brukeren.

‍

Gi tilganger til flere brukere samtidig:

Man kan også tildele flere roller samtidig på samme selskap. Da går man til brukere og roller - roller. Her velger man hvilket selskap man skal gi/fjerne roller på og gjør det ellers på samme måte som per bruker. Man ser modulene bortover og brukerne nedover og fjerner/legger til roller her. Til høyre vil man se en kolonne med endringer man utfører, så man har god oversikt over hvilke roller man gir og fjerner før man lagrer. Det med rødt kryss er fjernet og det med grønn hake er lagt til. Når alle endringene er gjort så er det bare å lagre og endringen vil tre i kraft når brukeren logger seg ut og inn.

‍NB: Brukeren vil få en e-post på endringene som blir utført.

‍

For å gi andre mulighet til å gi andre brukere roller i Admin så må de ha rollen Customer Administrator på kundeforholdet. Dette legges inn slik på det valget med (kunde) bak på gi tilgang til.

Hvis det under ekstern eller intern revisjon oppdages differanser og en har både sjekket og dobbelt sjekket at differansen stemmer,så er det mulig å føre vekk differanser «ensidig» i Visma Global.

Vi anbefaler at kunder oppretter konto nummer 9999 og kaller den «gamledifferanser» eller «observasjonskonto». Standard kontoplan strekker seg fra kontonummer 1000 til kontonummer 8999. Når det blir ført verdier på konto 9999 så kommer ikke det med på standard regnskapsrapporter i Visma Global.

For å opprette denne kontoen gå til grunndata - vedlikehold registre - hovedbok - skriv inn 9999 i hovedbokskonto - lagre

Kontonummer over nummer 8999 i Global - «oppfører seg» som en balansekonto. For at føringer på konto 9999 ikke skal bli overført til nytt år, så må en inni oppsettet av Global og sette konto som en driftskonto.

Hvordan sette konto 9999 til å bli en driftskonto?
Gå inn på Verktøy - Firmainnstillinger - velg arkfane 5 kontoavgr.
Rett bak «driftskontoer», setter du inn fra 3000 til 9999 som i bildet under.
Etter at du har lagret, må du starte og stoppe Visma Global, evt. skift/nytt firma og logg inn igjen på klienten.

‍

‍

Når detter er gjort kan du gjøre børtføringer av differanser med konto 9999 som motkonto.

Vi logger inn på Columbi Portal og velger faktura\ny faktura.

‍

‍

Velg type kreditnota eller faktura. Søk opp ønsket kunde og velg fakturadato. Vi har her også muligheten til å legge inn en fakturatekst som kommer på fakturaen.  

Vi legger deretter inn ønsket artikkel, antall og pris. Ønsker vi å legge til flere artikler trykker vi på Legg til varelinje.  

‍

Når vi er ferdig trykk på opprett faktura.

‍

Vi går da automatisk over til skjermbildet for å synkronisere fakturaer. Dette er for øvrig et steg som kan automatiseres.  

‍

Her kan vi velge hvilke fakturaer vi ønsker å overføre til ERP og vi kan også slette om det skulle være feil. Etter vi har utført ønskede endringer velger vi Synkroniser valgte fakturaer og automatikk i Visma.net ERP overtar.

Det er mulig å automatisere mange manuelle repetitive prosesser i Visma.net ERP. For å sette opp automatisering på prosesser må man sette opp en automatiseringsplan. Gå til menyen og velg flere valg – system – automatiseringsplaner. (Du kan også opprette automatiseringsplaner direkte fra behandlingsvinduer, se etter dette ikonet)

Angi en beskrivelse og velg hvilket vindu denne planen skal kjøre i. I dette eksempelet bruker vi fakturainnboksen. Vi velger dagens dato som startpunkt og huker av for ingen utførelsesgrense, slik at den begynner i dag og slutter aldri å kjøres.  

Under tidsplan velges hvor ofte den skal kjøres. I dette tilfellet skal denne gå daglig mellom 16:00 og 00:00 hver 2 time. Det vil si at i dette tidsrommet så vil fakturainnboksen behandles.

Det kan legges opp betingelser for å behandle spesifikke fakturaer på forskjellige måter om man ønsker det, da går du til fliken betingelser. Vanligvis vil man behandle alle, og lar betingelser stå tom. Man setter gjerne heller opp fakturainnboksregler med betingelser over hvordan systemet skal behandle forskjellige fakturaer.

Under filterverdier kan man velge filter over hvilke fakturaer som blir behandlet. I dette og i de fleste tilfeller vil man velge de som har status ny. De som er blokkert eller feil må man se gjennom før man behandler de videre.

‍

‍

Når denne planen settes til aktiv vil den kjøre i bakgrunnen og du slipper selv å behandle fakturaer i fakturainnboksen som har status ny.

Logg inn på Columbi portalen på portal.columbi.no

‍

Klikk på System Admin, og velg brukere. Klikk deretter Opprett ny bruker.

‍

Legg inn brukerens e-postadresse, navn, rolle, og passord. Trykk lagre

‍

Du må deretter gi tilgang til klient og modul. Gå derfor på System Administrator\klienter og klikk på navnet på ønsket klient du skal gi tilgang til.  

‍

Klikk deretter på Legg til brukere under "koblede brukere" søk opp brukeren og velg rett rolle og velg lagre

‍

Klikk deretter på modulnavnet og legg til bruker. Velg brukerens rolle og trykk på lagre

Brukeren har nå fått tilgang, og har nå mulighet til å logge på klienten.

Gå til leverandørreskontro og velg inngående faktura.  

‍

Trykk så på + for å opprette en ny inngående faktura.

‍

1. Velg hvilken leverandør den kommer fra.
2. Påse at dato og periode stemmer. Legg til en evt. beskrivelse og leverandørens fakturanr.
3. Trykk på + for å opprette en ny varelinje

‍

Legg til en lagerført eller ikke lagerført vare, eller opprett manuelt, med beskrivelse og sum, samt kostnadsbærer og konto.

‍

Deretter kan den oppdateres, sendes til godkjenning, eller opprettes betaling på.

Husk at det må legges ved en PDF-fil for å få sendt den til godkjenning.

Endring av mva sats kan gjøres i tabellen Merverdiavgift.

Tilgang til tabellen får man ved å gå på Navigeringsmenyen og åpne Oppsett utforsker (Ctrl-O)

‍

I tabellen har man mulighet til å legge inn ny sats på ønsket Mva.nr og fra ønsket dato.  

Eks.

‍

Det finnes flere måter å definere en godkjenningsflyt på i Approval. For å definere flyt går man til konfigurasjon - arbeidsflyter - faktura.

‍

Den enkleste er å legge til et trinn i godkjenningsflyten med en fast godkjenner. Da velger man "listen over godkjennere" og finner fram den som skal godkjenne i feltet ved siden av. De må ha rollen invoice approver, som man legger til i Admin, for å dukke opp i listen her. Du velger også her om godkjenneren skal godkjenne linjene, og om dokumentet skal blokkeres om ingen godkjenner er funnet, og om du vil tillate godkjenneren å redigere dokumentet. Du kan også legge til et nytt trinn her om du ønsker at det skal være flere godkjennere. Da vil dokumentet først gå til vedkommende i første trinn deretter til godkjenneren i andre trinn.

‍

Det kan også defineres hvem som skal godkjenne per kostnadsbærer for eksempel avdeling. Da må det først opprettes en rolle som det henvises til i godkjenningsflyten.

‍

Den som har denne rollen på en avdeling vil da godkjenne for alle fakturaer ført mot denne avdelingen. Da må man velge hvilken kostnadsbærergruppe man ønsker å legge inn godkjenner på, i dette eksempelet tar vi avdeling.

‍

Under tilordne godkjennere velger man "legg til kombinasjon av kostnadsbærer" for å finne fram en avdeling man ønsker å legge til en godkjenner på. Deretter velger man den avdelingen på linjen og klikker "tilordne godkjenner". Her velger du den som skal godkjenne med rollen godkjenner som vi la inn.

‍

Man kan også legge inn godkjenner på flere kostnadsbærere, prosjekt X på avdeling Bergen skal ha en spesifikk godkjenner for eksempel. Da må prosjekt legges til som valg på kostnadsbærergruppe og deretter tilordne godkjenner på avdeling og prosjekt.

‍

Da velger du avdelingen først og klikker på + til høyre, så kan du velge hvilket prosjekt du skal legge godkjenner på, og deretter tilordne godkjenner.

‍

Man kan også definere flere roller om man ønsker at de med rolle godkjenner 1 skal godkjenne i første trinn og de med rolle godkjenner 2 skal godkjenne i andre trinn.

‍

Da må de to godkjennerrollene legges til i to ulike trinn i arbeidsflyten.

‍

Og det må defineres på kostnadsbærere hvem som skal ha rolle 1 og 2 på de forskjellige kostnadsbærerne.

Regjeringen vedtok i juni endring av satser for purregebyrer og inkassosatser. De nye satsene er gjeldende for faktura med hovedforfall fra og med 1.oktober. Les mer om endringen her.

For å endre satsene i Visma Business går man inn på Administrasjon | Bedriftsopplysninger | Reskontro | Purre/rentebehandling. Her er det enkelt å legge inn det nye gebyret på kr 35,-.

Gebyret er gjeldende fra og med 1 oktober. Det er ingen mulighet til å registrere fra dato på purregebyret så dersom man endrer gebyret vil dette gjelde alle fakturaer uansett forfallsdato.

Support

Teknisk support og online app-kurs er alltid inkludert i abonnementet ditt. Du kan kontakt oss, eller snakke med oss via chat vinduet vårt nederst i høyre hjørnet. Eller sende inn din sak til oss via; support@columbi.no

Columbi Trust

Er en supportavtale vi tilby dersom det er behov for det. Vi kan spesielt bistå i oppstartsperioden hvor vi vet at det er viktig med en god støttespiller. Vi benytter teamviewer som verktøy for å løse utfordringer og oppgaver direkte på din skjerm. Med Columbi Trust supportavtale vil du til enhver tid:

• Være oppdatert på det siste som er levert av funksjonalitet i systemløsningen
• Ha et system som alltid er tilpasset ditt behov
• Oppleve raskt, effektiv og god kvalitet i supporten
• Ha prioritert support

Les mer om Columbi Trust supportavtale her.

Vi skreddersyr et gjennomarbeidet og tilpasset tilbud til hver kunde. Det er fordi hver kunde har ulike behov og derfor er det vanskelig å standardisere behovet til kunden gjennom én prismodell. Vi tilstreber hele tiden å dekke våre kunder behov og gjør alt vi kan for at du skal bli fornøyd. Vi gir et godt tilbud basert på informasjonen vi får fra deg.

Våre rådgivere klarer raskt å se hvilken tilpasninger og integrasjoner som du vil trenge, og vil gjøre jobben med å innhente alt av informasjon om tilhørende - slik at du kun trenger å forholde deg til oss.

Ta gjerne kontakt med oss og vi lover å gi beskjed hvis din bedrift ikke passer til løsningen, da anbefaler vi heller noe annet som er mer kompatibelt til deg. Uansett, vil vi hjelpe deg gjennom prosessen.

Man kan opprette nye lagervarer ved å gå til meny – lager – lagervarer  

Trykk på + for å opprette en ny (evt. bruk snarvei fra meny lager)

‍

‍

Velg et varenr. og beskrivelse.

Velg vareprofil, da vil en del forhåndssatte innstillinger bli lagt inn på varen. Dette kan endres om det er ønskelig, annen avgiftskode, målenhet, lagersted osv. Det er også mulig å opprette egne vareprofiler om man har flere varer som skal ha like innstillinger.

‍

Legg evt. til standard pris på varen under fanen pris/kost-info.

Om denne varen har en standard leverandør kan det med fordel legges til leverandør på denne varen under leverandøropplysninger.

Salgsprosessen består av tre hovedsteg i Visma.net ERP:

‍

Opprette salgsordre, opprette leveranse, og sende faktura.

• Når du har opprettet salgsordren kan du sende tilbud/ordrebekreftelse til kunden via e-post (evt. skrive ut).

• Når du har opprettet leveransen kan du hente ut plukkliste og pakkseddel.

• Når du har bekreftet leveransen kan du opprette utgående faktura som du kan sende via AutoInvoice til kunden.

• Du kan legge til flere salgsordrer på én leveranse og dermed sende én faktura på flere salg.

‍